O primeiro ponto a se considerar quando o assunto é redução de custos é delimitar o horizonte possível. Até que ponto é possível reduzir os custos com folha de pagamento? Ou, posto de outra forma, quanto a folha de pagamento deve representar do faturamento? A resposta pra essa pergunta é: depende.
No setor de comércio a folha de pagamento costuma representar menos do faturamento que no de serviços. Estima-se que consuma, no comércio varejista, até 15% do faturamento total. No entanto, não há uma regra que determine exatamente quanto uma empresa vai gastar com funcionários, pois é extremamente variável de negócio para negócio.
O importante é que, mesmo que esteja acima do que se estima, não ultrapasse muito 30% do faturamento, na medida em que o saldo desta subtração ainda terá que pagar uma série de outros custos e despesas (aluguel, luz, telefone, mercadorias etc.) e sobrar algum lucro.
Gerencie a folha de pagamento
Tendo uma ideia do percentual médio que a folha significaria do seu faturamento, é necessário gerenciar os gastos com folha. Ou seja, conhecer e controlar tudo o que se gasta com folha, saber como os recursos financeiros estão sendo empregados em pessoal.
Este gerenciamento exige uma compreensão mínima de alguns aspectos que impactam nos valores da folha, para que não se desperdice recursos com erros e/ou má administração dos recursos.
Enquadramento
Em primeiro lugar, as caraterísticas burocráticas da admissão dos funcionários têm grande impacto sobre os encargos sociais e trabalhistas. Ao contratar um funcionário como gerente, vendedor ou caixa (funções comuns ao comércio varejista), é necessário enquadrar corretamente no sindicato da categoria.
Caso o enquadramento seja feito erradamente, pode acarretar em penalidades. Além disto, o cálculo da folha será feito todo sobre o valor que a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) definir. Logo, se o piso de uma determinada categoria for R$ 1.200,00 e o enquadramento sindical for em outra categoria que receba como piso R$ 1.300,00, todos os encargos de folha considerarão essa diferença de R$ 100,00.
Também um erro na informação da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) pode acarretar prejuízos à loja, uma vez que certas funções exigem pagamento de adicionais de insalubridade, periculosidade etc. Caso um funcionário esteja enquadrado no CBO errado, a empresa pode estar pagando algum adicional indevidamente.
Descapitalização e Regime
Os gastos com funcionários não se resumem apenas aos salários que o empresário pretende pagar. Há diversos encargos sociais e trabalhistas que podem chegar até mais de 50% do valor dos salários.
É necessário que o empresário do comércio varejista perceba como o pagamento destes encargos afetará o caixa da empresa, pois eles não têm a mesma periodicidade. Alguns gastos como FGTS e INSS serão pagos mensalmente e com uma variação mais baixa; férias dependerão do tamanho do quadro de funcionários e como serão acordadas; já o 13º salário será anual sempre no mesmo período.
Portanto, o ideal é que o empresário junte o provisionamento dos gastos mais esporádicos aos que já tem um período definido, já montando a reserva para cobrir estes gastos. Isto evita que se descapitalize quando eles chegarem ou até mesmo que haja desperdício de dinheiro com férias dobradas, multa e juros sobre inss/fgts etc.
Cabe também uma ressalva quanto ao regime de tributação escolhido. Caso a empresa esteja fora do Simples Nacional, no Lucro Real ou Presumido, estes encargos sobem significativamente, pois ela pagará a parte patronal do INSS e outras contribuições, que podem chegar até mais de 30%.
Organização da jornada e os processos de trabalho
Os empresários do setor de comércio de material costumam dar pouca atenção a organização da jornada. As contratações são feitas, em geral, sem grande planejamento, na medida em que atendem ao ritmo das demandas diárias.
É um erro manter esse quadro de funcionários sem dar atenção à como os funcionários estão distribuídos nas tarefas e se a produção atende eficientemente à rotina. Isto gera para o setor de comércio um desperdício de recursos, uma vez que se mantém, por exemplo, um vendedor sem muita produção quando na verdade o que a empresa precisa é um assistente financeiro (ou vice-versa).
Esta organização evita também a necessidade de pagamento de horas-extras que, além de acrescidas de 50% do valor da hora normal e Descanso Semanal Remunerado (DSR), impactam no cálculo das férias, 13º Salário e Rescisão.
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